ERP für den Großhandel: Bestand, Kommissionierung und Webshop in einem System
SAP Business One bündelt Einkauf, Lager, Verkauf, Geschäftspartner und Finanzwesen in einer Datenbank. Als Warenwirtschaftssystem für den Großhandel führt es Bestände, Preise und Kundendaten an einer Stelle – statt in Excel-Listen neben dem System.
Für Lagerprozesse mit Scanner kommt Produmex dazu, für den Verkauf über die Ladentheke SAP Customer Checkout. Ihr Webshop tauscht Artikel-, Kunden- und Bestelldaten automatisch mit dem ERP aus – gepflegt wird nur noch an einer Stelle.
SAP Business One im Großhandel
SAP Business One ist eine ERP-Lösung für den Mittelstand. Sie führt Finanzwesen, Einkauf und Beschaffung, Verkauf, Geschäftspartner-Verwaltung, Lagerverwaltung und Bestandsführung, Bankwesen, Service und Reporting in einem System zusammen. Für Handelsunternehmen bedeutet das: Ein Artikel hat einen Stammsatz, ein Kunde hat eine Historie, ein Bestand hat einen Wert – und alle drei stehen jedem Bereich in derselben Fassung zur Verfügung.
Für den Großhandel empfiehlt die init consulting AG SAP Business One in Kombination mit Produmex für Lagerverwaltung, Kommissionierung, Versand und Barcode-Scanning sowie – wo zusätzlich über die Ladentheke verkauft wird – mit SAP Customer Checkout als Kassenlösung.
Ob eine oder beide Erweiterungen sinnvoll sind, entscheidet der tatsächliche Bedarf. Ein Händler mit zwei Lagerplätzen und Kommissionierung auf Zuruf braucht kein Warehouse-Management-System. Ein Händler mit 15.000 Artikeln, Chargenpflicht und Scanner im Wareneingang sehr wohl.
- Kernsystem
- SAP Business One
- Lager und Logistik
- Produmex
- Filial- und Thekenverkauf
- SAP Customer Checkout
- Dokumente und Rechnungseingang
- B1ECM mit ELO
- Datenbank
- SAP HANA oder Microsoft SQL Server
- Betrieb
- Cloud oder On-Premise
- Zugriff
- Windows-Client und Web Client
- Typische Unternehmensgröße
- 5 bis 250 Anwender
- Veröffentlichte Referenzen Großhandel
- EuroSand, HEGGEN, KLW, LKE, Schmitz-Mertens
- Partnerstatus
- SAP Gold Partner seit 2006
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Wie ein Händler seine Abläufe umgestellt hat
Die Cetex Rheinfaser GmbH berichtet im Video über die Einführung von SAP Business One mit der init consulting AG.
- Das Unternehmen Cetex Rheinfaser (ab 0:38)
- Anforderungen an ein ERP-System (ab 1:11)
- SAP Business One in der Praxis (ab 1:37)
- Ablauf der Einführung (ab 2:04)
- Was sich verbessert hat (ab 2:21)
Vier Punkte, an denen es im Großhandel regelmäßig klemmt
Diese Muster begegnen uns in Erstgesprächen mit Großhändlern immer wieder. Sie sind kein Beleg dafür, dass es bei Ihnen so ist – aber ein guter Prüfpunkt.
Der Bestand im System und der Bestand im Regal sind zwei verschiedene Zahlen
Wareneingänge werden nachgebucht, Kommissionierfehler fallen erst beim Kunden auf, Inventurdifferenzen werden ausgebucht statt aufgeklärt. Der Einkauf disponiert dann auf Basis von Werten, denen er selbst nicht traut – und legt sicherheitshalber zu viel ins Lager.
Artikeldaten werden mehrfach gepflegt
Preise im ERP, Beschreibungen im Shop, Verfügbarkeiten in einer Tabelle, Kundenkonditionen im Kopf des Außendienstes. Jede Änderung muss an mehreren Stellen nachgezogen werden. Was dabei vergessen wird, fällt entweder dem Kunden auf oder gar nicht.
Die Marge zeigt sich erst im Nachhinein
Einkaufspreise, Fracht, Zölle, Rabattstaffeln und Skonti liegen in verschiedenen Systemen oder Tabellen. Was ein Auftrag am Ende tatsächlich eingebracht hat, lässt sich erst im Monatsabschluss sagen – für eine Preisentscheidung im laufenden Gespräch ist das zu spät.
Auskunftsfähigkeit hängt an einzelnen Personen
Wo ist die Lieferung, was hat der Kunde zuletzt bestellt, warum steht diese Rechnung offen? Wenn die Antwort darauf davon abhängt, wer gerade im Haus ist, ist das kein Personalproblem, sondern ein Datenproblem.
Die Branchenlösung für den Großhandel: ein Kernsystem, zwei Erweiterungen
Das empfohlene Bundle für den Groß- und Einzelhandel besteht aus SAP Business One, Produmex und SAP Customer Checkout. Es ist eine Richtempfehlung, kein Festpreispaket. Den konkreten Zuschnitt legen wir nach Ihrem Hauptprozess, Ihrem Engpass und Ihrer Anwenderzahl fest.
SAP Business One
Das Kernsystem – bei jedem Projekt dabei
- Verkauf: Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung mit durchgängigem Belegfluss
- Einkauf und Beschaffung inklusive Bestellwesen
- Geschäftspartner-Verwaltung mit Kontakthistorie und Kundenverkaufsberichten
- Lagerverwaltung und Bestandsführung
- CRM und Vertriebssteuerung
- Finanzwesen, Anlagenbuchhaltung, Kontoauszugsverarbeitung, Bankwesen
- Service und Kundendienst
- Reporting und Auswertungen
Datenbank wahlweise SAP HANA oder Microsoft SQL Server. Betrieb in der Cloud oder im eigenen Haus.
Produmex
Wenn das Lager der Engpass ist
- Warehouse-Management für SAP Business One
- Lagerverwaltung mit Lagerplatzstruktur
- Kommissionierung
- Versandprozesse
- Barcode-Scanning im Wareneingang, bei der Entnahme und im Warenausgang
Sinnvoll, sobald Buchungen am Regal statt am Schreibtisch entstehen sollen. Bei zwei Lagerplätzen und Kommissionierung auf Zuruf lohnt sich der Aufwand nicht.
SAP Customer Checkout
Wenn auch über die Theke verkauft wird
- Kassenlösung am Point of Sale
- Filialmanagement
- Integration mit SAP Business One
Relevant für Großhändler mit Abholmarkt, Werksverkauf oder eigenen Verkaufsstellen. Reiner Streckenhandel braucht das nicht.
Dokumente und Rechnungseingang: B1ECM
Im Großhandel läuft viel Papier auf: Lieferscheine, Frachtpapiere, Eingangsrechnungen, Prüfzeugnisse. B1ECM ist die Eigenentwicklung der init consulting AG, die SAP Business One mit ELO Digital Office verbindet: Dokumente werden automatisch aus SAP Business One abgelegt, verschlagwortet und über Barcode zugeordnet. Das Modul B1ECM Invoice bildet die digitale Rechnungseingangsverarbeitung mit Workflows und Freigaben ab.
Was der Großhandel im Tagesgeschäft damit abbildet
Die folgenden Bereiche gehören zum Funktionsumfang von SAP Business One. Was davon in Ihrem Projekt tatsächlich eingerichtet wird, ergibt sich aus Ihren Prozessen – nicht jedes Haus braucht jedes Modul.
Verkauf und Auftragsabwicklung
Angebot, Auftrag, Lieferung und Rechnung entstehen als zusammenhängende Belegkette. Jeder Beleg weiß, aus welchem Vorgänger er stammt – das ist die Grundlage jeder Auskunft zum Auftragsstatus.
Einkauf und Beschaffung
Bestellungen, Wareneingänge und Eingangsrechnungen laufen im selben System wie der Verkauf. Lieferantenstammdaten mit Konditionen und Bestellhistorie liegen zentral statt in Ordnern.
Lagerverwaltung und Bestandsführung
Bestände, Bewegungen und Bewertungen werden im System geführt, nicht daneben. Mit Produmex kommen Lagerplätze, Kommissionierung und Barcode-Scanning dazu.
Geschäftspartner und CRM
Kontaktdaten, Kontakthistorie, Kundenverkaufsberichte, offene Posten und Zahlverhalten stehen an einer Stelle. Wer ans Telefon geht, ist damit auskunftsfähig, auch wenn der zuständige Kollege im Urlaub ist.
Finanzwesen und Bankwesen
Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kontoauszugsverarbeitung und Zahlungsverkehr sind Teil desselben Systems. Der Monatsabschluss zieht seine Zahlen aus den Belegen, nicht aus einer Zulieferung.
Reporting und Auswertungen
Auswertungen greifen direkt auf den Datenbestand zu. Für Drucklayouts von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen steht zusätzlich der Coresuite Layout Designer zur Verfügung.
Service und Kundendienst
Serviceaufträge und Kundendienstvorgänge werden mit Bezug zum verkauften Artikel und zum Geschäftspartner geführt – relevant überall dort, wo Großhandel und Nachbetreuung zusammengehören.
Webshop-Anbindung
Produkt-, Kunden- und Bestelldaten werden zwischen SAP Business One und dem Webshop automatisiert ausgetauscht. Gepflegt wird im ERP, angezeigt wird im Shop.
E-Rechnung
Strukturierte Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD lassen sich mit SAP Business One und B1ECM abbilden. Die Fristen stehen weiter unten.
Der Webshop holt sich die Daten – Sie pflegen sie nur einmal
Wer online verkauft und daneben ein ERP betreibt, pflegt ohne Anbindung alles doppelt. Die Webshop-Lösung der init consulting AG tauscht drei Datenströme automatisiert zwischen SAP Business One und dem Shop aus.
Produktdaten
Beschreibung, Artikelnummer, Preise, Lagerbestand und individuelle Felder werden in SAP Business One gepflegt und an den Shop übertragen. Werte, die sich häufig ändern – Preise und Verfügbarkeit – holt der Shop laufend aktuell aus der Warenwirtschaft.
Kundendaten
Meldet sich ein Kunde im Shop an, wird er in Echtzeit als Geschäftspartner in SAP Business One angelegt. Ändert er später seine Anschrift, übergibt der Shop die neuen Daten. Umgekehrt lassen sich im ERP geänderte Kundendaten an den Shop übertragen.
Bestelldaten
Bestellungen gehen in Echtzeit an SAP Business One, dort entsteht die Bestellnummer. Sie geht sofort an den Shop zurück und erscheint in der Bestellbestätigung. Der Bestellstatus wird im ERP gepflegt und in den Shop zurückgespielt.
E-Rechnung: die Empfangspflicht gilt, die Versandpflicht kommt
Großhändler mit hohem Belegvolumen trifft dieses Thema früher als andere. Wichtig ist die Reihenfolge – es sind drei Stufen, nicht eine.
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für strukturierte B2B-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) | alle inländischen Unternehmen |
| 01.07.2027 | Versandpflicht | Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Versandpflicht | ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland |
Eine PDF- oder Bilddatei ist keine E-Rechnung. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz. Mehr zur E-Rechnung
Wie ein Einführungsprojekt bei uns läuft
init consulting begleitet das Projekt von der Bedarfsanalyse bis über den Go-Live hinaus – Beratung, Implementierung, Schulung, Hosting, Wartung und Support kommen aus einem Haus.
Bedarfsanalyse
Wir klären den Hauptprozess, den Engpass und die Anwenderzahl. Erst danach steht fest, ob es beim Standard bleibt oder ob Produmex, SAP Customer Checkout oder B1ECM dazukommen. Aufgesattelt wird nichts aus Prinzip.
Konzept und Angebot
Prozesse werden aufgenommen und auf SAP Business One abgebildet. Sie erhalten ein Angebot mit Lizenzen, Einführungsaufwand und laufenden Kosten. Die Wahl zwischen Cloud und On-Premise fällt hier.
Einrichtung und Datenübernahme
Mandant, Stammdaten, Belegflüsse, Berechtigungen und Drucklayouts werden eingerichtet. Artikel-, Kunden- und Lieferantenstämme sowie offene Posten werden aus dem Altsystem übernommen.
Schulung und Test
Ihre Anwender arbeiten mit echten Belegen im Testmandanten. Schulungen finden am Hauptsitz Kösching oder remote statt – als Grundlagen-Bootcamp oder zu Fachthemen wie Logistik, Finanzbuchhaltung und CRM.
Go-Live und laufender Betrieb
Nach dem Produktivstart bleiben wir Ansprechpartner: ticketbasierter Support, telefonische Hotline, Remote-Zugriff, Patch-Management und Versionswechsel.
Veröffentlichte Projekte aus dem Großhandel
Die folgenden Berichte stehen auf dieser Website. Sie sind mit den Unternehmen abgestimmt – wir geben hier nur wieder, was dort nachzulesen ist.
EuroSand GmbH – vom Access-System zum durchgängigen ERP
Der Spezialanbieter für Deko-Streuartikel verwaltete seine Prozesse zuvor über eine Access-Datenbank und Excel-Tabellen. Die Lösung war über die Jahre immer wieder angepasst worden, stieß mit dem Wachstum des Unternehmens aber an ihre Grenzen: Ein aussagekräftiges Berichtswesen und eine durchgängige Sicht auf die einzelnen Prozesse fehlten.
Die Geschäftsführung verglich daraufhin die Produkte mehrerer Anbieter. Den Ausschlag für SAP Business One gaben unter anderem das Berichtswesen und die Möglichkeiten im Kundenmanagement. Kundendaten, Kontakthistorie und Verkaufsberichte – letzte Bestellung, offene Posten, Zahlverhalten – werden seither zentral über die CRM-Funktionalität geführt, was die Auskunftsfähigkeit im Service spürbar verbessert hat.
Was diese Lösung nicht leistet
Diese Punkte beantworten wir lieber hier als im Erstgespräch.
SAP Business One ist kein Webshop
Der Shop bleibt ein eigenes System. SAP Business One liefert ihm die Daten und nimmt die Bestellungen entgegen – es ersetzt ihn nicht. Auch Shop-Design, Suchmaschinenoptimierung und Zahlungsanbieter gehören nicht dazu.
Produmex und SAP Customer Checkout sind Zusatzprodukte
Sie sind nicht Teil des SAP-Business-One-Standards, verursachen eigene Lizenz- und Einführungskosten und werden nur ergänzt, wenn der Bedarf sie trägt.
Kein Ersatz für eine Fertigungssteuerung
SAP Business One enthält Produktion und Materialbedarfsplanung. Wer im Handel zusätzlich konfektioniert oder fertigt und mehr Fertigungstiefe braucht, kommt damit nicht aus – dafür gibt es beas Manufacturing als eigene Erweiterung.
Eine Einführung ist kein Software-Update
Prozesse werden aufgenommen, Stammdaten bereinigt, Anwender geschult. Der Aufwand dafür liegt zu einem erheblichen Teil bei Ihnen im Haus. Wer das unterschätzt, verschiebt den Go-Live.
Begriffe, die auf dieser Seite vorkommen
- ERP
- Enterprise Resource Planning. Ein System, in dem die betriebswirtschaftlichen Kernprozesse eines Unternehmens auf einer gemeinsamen Datenbasis geführt werden – im Handel vor allem Einkauf, Lager, Verkauf und Finanzen.
- Warenwirtschaft
- Der Teil des Systems, der den Weg der Ware abbildet: Beschaffung, Bestandsführung, Kommissionierung und Verkauf einschließlich der zugehörigen Belege.
- Warehouse-Management-System (WMS)
- Eine Erweiterung, die Lagerabläufe bis auf den einzelnen Lagerplatz steuert und Buchungen dort auslöst, wo die Ware bewegt wird – in der Regel per Scanner. Im hier beschriebenen Bundle übernimmt das Produmex.
- Kommissionierung
- Das Zusammenstellen der Artikel eines Auftrags aus dem Lagerbestand für Versand oder Abholung.
- Geschäftspartner
- In SAP Business One der gemeinsame Stammsatz für Kunden, Lieferanten und Interessenten. Kontaktdaten, Historie, Konditionen und offene Posten hängen daran.
- Point of Sale (POS)
- Die Verkaufsstelle, an der ein Geschäft direkt abgeschlossen wird – Abholmarkt, Werksverkauf oder Filiale. SAP Customer Checkout ist die zugehörige Kassenlösung.
- E-Rechnung
- Eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht.
Was Großhändler vor der Entscheidung wissen wollen
Ist SAP Business One für einen mittelständischen Großhändler nicht überdimensioniert?
SAP Business One ist die Mittelstandslösung von SAP, nicht das Konzernprodukt. Die Kunden der init consulting AG bewegen sich typischerweise zwischen 5 und 250 Anwendern. Ob das System zu Ihnen passt, entscheidet nicht die Unternehmensgröße allein, sondern die Frage, wie viele Prozesse heute neben dem System laufen.
Was kostet SAP Business One?
Es gibt zwei Modelle: Cloud als laufende Nutzungsgebühr pro Anwender und Monat oder On-Premise als einmalige Lizenz pro Anwender. Dazu kommen Einführungsaufwand, Schulung und laufende Wartung. Eine belastbare Zahl entsteht erst nach der Bedarfsanalyse – Anwenderzahl, Lizenztyp und Umfang der Erweiterungen bestimmen sie. Auf der Seite Preise und Kosten finden Sie die Kostenfaktoren, und über den Projektkosten-Kalkulator lässt sich eine erste Einschätzung erzeugen.
Brauche ich Produmex, oder reicht die Lagerverwaltung im Standard?
SAP Business One führt Bestände, Bewegungen und Bewertungen im Standard. Produmex kommt dann dazu, wenn Lagerplätze verwaltet, Kommissionierstrecken gesteuert und Buchungen per Scanner am Regal ausgelöst werden sollen. Bei überschaubarer Lagerstruktur und Kommissionierung auf Zuruf ist der Standard in der Regel ausreichend. Das klären wir in der Bedarfsanalyse, bevor Lizenzkosten entstehen.
Können wir unseren bestehenden Webshop weiter nutzen?
Das hängt vom Shopsystem und den verfügbaren Schnittstellen ab. Die von der init consulting AG angebotene Webshop-Lösung tauscht Produkt-, Kunden- und Bestelldaten automatisiert mit SAP Business One aus. Ob und wie sich Ihr vorhandener Shop anbinden lässt, prüfen wir im Einzelfall – eine pauschale Zusage dazu wäre unseriös.
Cloud oder On-Premise – was ist für einen Händler sinnvoller?
Beides ist möglich, auch als von uns betriebenes Hosting. Für die Cloud sprechen planbare laufende Kosten und kein eigener Serverbetrieb. Für On-Premise sprechen vorhandene Infrastruktur und interne Vorgaben zur Datenhaltung. Mehr dazu auf der Seite Cloud ERP.
Wie lange dauert eine Einführung?
Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Dauer hängt an der Zahl der Anwender, dem Zustand Ihrer Stammdaten, der Zahl der Schnittstellen und daran, wie viel Zeit Ihre Fachbereiche neben dem Tagesgeschäft einbringen können. Eine belastbare Aussage geben wir erst nach der Prozessaufnahme – vorher wäre es geraten.
Lassen sich unsere Daten aus dem Altsystem übernehmen?
Artikel-, Kunden- und Lieferantenstämme sowie offene Posten werden in der Regel übernommen. Wie sauber das gelingt, hängt am Zustand der Altdaten. Eine Datenmigration ist erfahrungsgemäß auch der richtige Zeitpunkt, um Karteileichen und doppelte Artikelnummern loszuwerden.
Wir haben einen Abholmarkt. Geht die Kasse mit?
Ja. SAP Customer Checkout ist die Kassenlösung am Point of Sale und mit SAP Business One integriert. Für reinen Streckenhandel ohne Verkaufsstelle ist sie nicht erforderlich.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für uns?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen strukturierte B2B-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht folgt am 1. Juli 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz und am 1. Januar 2028 für alle übrigen. Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Wir setzen das mit SAP Business One und B1ECM um – Einzelheiten auf der Seite E-Rechnung.
Wer betreut uns nach dem Go-Live?
Dieselbe Mannschaft, die eingeführt hat. Die init consulting AG bietet ticketbasierten Support, eine telefonische Hotline und Remote-Zugriff sowie laufende Wartung, Patch-Management und Versionswechsel. Zum Support
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Bringen Sie einen typischen Kundenauftrag mit, Ihre letzte Inventurdifferenz und die Liste der Stellen, an denen Artikeldaten heute gepflegt werden. Danach wissen Sie, was SAP Business One im Standard abdeckt und wo bei Ihnen zusätzlicher Aufwand entsteht.
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