Lösungen · Personalabrechnung

Personalabrechnung über DATEV, Buchung in SAP Business One

SAP Business One rechnet keine Löhne ab – das übernimmt DATEV. Mit dem SAP-Paket „Personalabrechnung mit DATEV HR“ übergeben Sie Mitarbeiterdaten an DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS und lesen die fertige Abrechnung als Buchungsbeleg wieder ein. Ob Ihr Steuerbüro abrechnet oder Ihre eigene Lohnbuchhaltung, spielt dafür keine Rolle.

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Personalabrechnung mit SAP Business One – kurz erklärt

Personalabrechnung – auch Lohn- und Gehaltsabrechnung – ermittelt für jeden Mitarbeitenden aus dem Bruttoentgelt das Nettoentgelt, führt Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge ab und erzeugt die gesetzlichen Meldungen. Am Ende jeder Abrechnung steht ein Buchungsbeleg für die Finanzbuchhaltung.

SAP Business One enthält im Standard keine Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für Unternehmen in Deutschland stellt SAP dafür das Paket „Personalabrechnung mit DATEV HR“ bereit: Die Abrechnung läuft in den DATEV-Anwendungen Lohn und Gehalt oder LODAS, SAP Business One liefert die Mitarbeiterdaten zu und übernimmt das Ergebnis.

Praktisch heißt das: Mitarbeiterdaten werden einmal in SAP Business One gepflegt, das Steuerbüro erhält sie als Datei, und die Abrechnung landet als vorerfasster Buchungsbeleg in der Finanzbuchhaltung – zum Prüfen und Buchen statt zum Abtippen.

Einordnung: SAP-Paket „Personalabrechnung mit DATEV HR“ für SAP Business One
Abrechnung in: DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS
Wer abrechnet: Steuerbüro oder eigene Lohnbuchhaltung
Rückweg: Abrechnung als vorerfasster Buchungsbeleg
Technische Basis: SAP Business One Integrationskomponente, Szenario DATEV-HR
Voraussetzung: Firmendatenbank mit Lokalisierung Deutschland
Mehrere Firmen: mehrere Firmendatenbanken möglich
Einführung durch: init consulting AG, SAP Business One Gold Partner

Ausgangslage

Wo die Lohnabrechnung im Mittelstand Zeit kostet

Typische Ausgangslagen, wenn die Lohnabrechnung in DATEV und die Buchhaltung in SAP Business One ohne Verbindung laufen.

Die Lohnbuchung wird abgetippt

Das Lohnjournal kommt als PDF vom Steuerbüro, die Buchung entsteht in der Finanzbuchhaltung von Hand. Jeder Monat bringt dieselbe Abstimmungsarbeit.

Mitarbeiterdaten an zwei Stellen

Name, Anschrift und Bankverbindung stehen im ERP und noch einmal beim Steuerbüro. Welcher Stand gilt, zeigt sich erst bei der Abweichung.

Änderungen gehen unter

Eintritt, Umzug oder neue Bankverbindung werden per E-Mail oder Telefon gemeldet – und erreichen das Steuerbüro manchmal erst nach dem Abrechnungslauf.

Abstimmung am Monatsende

Lohnaufwand in der Buchhaltung und Lohnjournal passen nicht zusammen, weil eine Position fehlt oder doppelt erfasst wurde. Die Suche kostet Zeit im Abschluss.

Mehrere Gesellschaften, mehrere Wege

Jede Firma meldet anders an das Steuerbüro, jede bucht anders. Ein einheitlicher Ablauf fehlt.

Das Steuerbüro soll bleiben

Die Abrechnung beim Steuerbüro funktioniert, ein eigenes Lohnsystem ist nicht gewollt. Gesucht ist eine saubere Verbindung, keine neue Software in der Lohnbuchhaltung.

Datenfluss

So arbeiten SAP Business One und DATEV zusammen

So beschreibt SAP den Ablauf im Leitfaden zur Personalabrechnung mit DATEV HR. Abgerechnet wird in DATEV, gepflegt und gebucht in SAP Business One.

Erfassen in SAP Business One

Die Mitarbeiterstammdaten enthalten zusätzliche Felder für DATEV. Übertragen werden allgemeine Daten, Privatadresse, persönliche Daten und Finanzdaten.

Übertragen an DATEV

In der Mitarbeiterliste werden die betroffenen Mitarbeitenden ausgewählt und übertragen. Die Daten werden in eine Datei exportiert, die an das Steuerbüro geht.

Abrechnen in DATEV

Steuerbüro oder eigene Lohnbuchhaltung rechnen in DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS ab und ergänzen fehlende Angaben, etwa zur Sozialversicherung.

Einlesen und buchen

Die Abrechnungsdatei wird im Eingangsverzeichnis abgelegt. SAP Business One legt daraus einen vorerfassten Buchungsbeleg an und benachrichtigt den zuständigen Benutzer, der ihn prüft und verbucht.

Funktionsumfang

Was das Paket Personalabrechnung mit DATEV HR abdeckt

Der Funktionsumfang folgt dem Leitfaden von SAP. Die Quelle ist am Seitenende aufgeführt.

Zusätzliche Felder im Mitarbeiterstamm

Im Bereich Mitarbeiterstammdaten stehen zahlreiche zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, um die Stammdaten in den DATEV-Anwendungen mit den wichtigsten Informationen zu versorgen.

Übertragung aus der Mitarbeiterliste

Mitarbeitende auswählen, übertragen, fertig. Zusätzliche Spalten in der Mitarbeiterliste zeigen den letzten erfolgreichen Datentransfer.

Abrechnung als vorerfasster Beleg

Die vom Steuerbüro gelieferte Abrechnungsdatei wird eingelesen und als vorerfasster Buchungsbeleg angelegt – mit Belegnummer und der Aufforderung, ihn zu prüfen und zu verbuchen.

Meldungen im System

Im Fenster Übersicht Nachrichten/Alarme meldet das Paket Beginn und Ende der Verarbeitung, den Namen der Exportdatei mit der Liste der Mitarbeitenden und eingelesene Buchungen.

Mehrere Firmendatenbanken

Mitarbeiterdaten lassen sich aus mehreren Firmendatenbanken übertragen, Abrechnungen in mehrere Firmendatenbanken einlesen. Die Zuordnung erfolgt über den Datenbanknamen in der Abrechnungsdatei.

Bestehende Berechtigungen

Es gelten die Standardberechtigungen von SAP Business One für Personal und Mitarbeiterstammdaten. Ein eigenes Rollenkonzept ist nicht erforderlich.

Nutzen

Was sich in Buchhaltung und Lohnbüro ändert

Vom Merkmal zum geschäftlichen Ergebnis
Merkmal	Was es im Arbeitsalltag bedeutet	Geschäftliches Ergebnis
Mitarbeiterdaten aus SAP Business One	Das Steuerbüro erhält eine strukturierte Datei statt einzelner E-Mails.	Weniger Rückfragen und weniger Fehler im Abrechnungslauf.
Abrechnung als vorerfasster Beleg	Die Lohnbuchung wird übernommen, nicht von einem Ausdruck abgetippt.	Schnellerer Monatsabschluss, keine Übertragungsfehler in der Personalkostenbuchung.
Prüfen vor dem Buchen	Die Buchhaltung sieht den Beleg, bevor er wirksam wird.	Kontrolle bleibt in der Finanzbuchhaltung.
Abrechnung bleibt in DATEV	Steuerbüro oder Lohnbuchhaltung arbeiten weiter in ihrer gewohnten Anwendung.	Kein Systemwechsel in der Lohnbuchhaltung, vorhandenes Know-how bleibt nutzbar.
Transferstatus in der Mitarbeiterliste	Sichtbar ist, wann welche Daten zuletzt erfolgreich übertragen wurden.	Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen des Steuerbüros.

Abgrenzung

Was die Personalabrechnung mit DATEV HR nicht leistet

Diese Punkte gehören vor die Entscheidung, nicht in das erste Projektgespräch nach der Unterschrift.

SAP Business One rechnet keine Löhne ab

Berechnung, Meldungen an Sozialversicherung und Finanzamt sowie Bescheinigungen entstehen in DATEV, nicht in SAP Business One.

Austausch über Dateien

Die Mitarbeiterdaten werden in eine Datei exportiert, die an das Steuerbüro geht. Auch die Abrechnung kommt als Datei zurück. Eine laufende Online-Verbindung zu DATEV ist im Leitfaden nicht beschrieben.

Nicht alle Daten werden übertragen

Reisepassangaben und Mitarbeiterkosten werden nicht übertragen. Angaben etwa zur Sozialversicherung ergänzt das Steuerbüro in DATEV.

Gebucht wird nach Prüfung

Die Abrechnung wird als vorerfasster Beleg angelegt und nicht automatisch gebucht. Jemand in der Buchhaltung muss ihn prüfen und verbuchen.

Nur für Deutschland

Voraussetzung ist eine Firmendatenbank mit Lokalisierung für Deutschland. Für Gesellschaften in Österreich oder der Schweiz klären wir die Lösung im Gespräch.

Integrationskomponente erforderlich

Das Paket läuft über die SAP Business One Integrationskomponente mit aktiviertem Szenario DATEV-HR. Sie muss installiert und betrieben werden.

Projektablauf

Von der Ist-Aufnahme bis zur ersten übernommenen Abrechnung

Ist-Aufnahme

Wir klären, wer heute abrechnet, mit welcher DATEV-Anwendung, wie viele Gesellschaften beteiligt sind und wie die Lohnbuchung heute in die Finanzbuchhaltung gelangt.

Einrichtung

Wir installieren die Integrationskomponente, aktivieren das Szenario DATEV-HR, legen die Verzeichnisse für ausgehende und eingehende Dateien fest und bestimmen, wer über eingelesene Belege informiert wird.

Stammdaten vervollständigen

Die Mitarbeiterstammdaten in SAP Business One werden um die Angaben ergänzt, die DATEV benötigt. Vorher legen wir fest, wer welche Felder pflegt.

Abstimmung mit dem Steuerbüro

Dateiaustausch, Zuordnung zur richtigen Firmendatenbank und Kontierung werden mit Ihrem Steuerbüro abgestimmt. Wir empfehlen einen Testmonat, bevor der neue Ablauf den alten ersetzt.

Betrieb

Nach dem Start bleiben die Ansprechpartner dieselben. Support und Wartung kommen aus demselben Haus.

Begriffe

Begriffe aus der Personalabrechnung

Personalabrechnung mit DATEV HR: Ein Paket von SAP für SAP Business One. Es versorgt die DATEV-Lohnanwendungen mit Mitarbeiterdaten und liest die fertige Abrechnung als Buchungsbeleg ein.
DATEV Lohn und Gehalt / LODAS: Die beiden Lohnabrechnungsanwendungen der DATEV, mit denen Steuerbüros und Unternehmen Löhne und Gehälter abrechnen. Das Paket DATEV HR unterstützt beide.
Brutto-Netto-Abrechnung: Die monatliche Entgeltabrechnung je Mitarbeitenden: vom Bruttoentgelt über Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zum Auszahlungsbetrag.
Vorerfasster Beleg: Ein Buchungsbeleg in SAP Business One, der angelegt, aber noch nicht gebucht ist. Er wird geprüft und erst dann verbucht.
Mitarbeiterstammdaten: Der Stammsatz eines Mitarbeitenden in SAP Business One mit allgemeinen, persönlichen und finanziellen Angaben. Aus ihm stammen die Daten für DATEV.
Integrationskomponente: Die SAP Business One integration component mit dem Integration Framework. Auf ihr läuft das Szenario DATEV-HR.
Lokalisierung: Die Länderausprägung einer Firmendatenbank in SAP Business One. DATEV HR setzt die Lokalisierung für Deutschland voraus.

Weiterführend

Themen, die mit der Personalabrechnung zusammenhängen

Wie Lohnbuchungen in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden, beschreibt die Seite zum Rechnungswesen. Zur Zusammenarbeit mit DATEV im Allgemeinen gibt es eine eigene Seite zur DATEV-Schnittstelle. Sollen Personalkosten auf Projekte verteilt werden, ist das Projektmanagement der nächste Baustein.

Für die digitale Ablage von Personalunterlagen ist das Dokumentenmanagement mit B1ECM der Einstieg. Lizenzmodelle und Kostenfaktoren fasst die Seite Preise und Kosten zusammen; eine Einordnung des Systems insgesamt gibt ERP für den Mittelstand.

Häufige Fragen

Fragen zur Personalabrechnung mit SAP Business One

Ist die Personalabrechnung in SAP Business One enthalten?

Nein. SAP Business One besitzt im Standard keine Lohn- und Gehaltsabrechnung. Für Unternehmen in Deutschland stellt SAP das Paket „Personalabrechnung mit DATEV HR“ bereit: Abgerechnet wird in DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS, SAP Business One liefert die Mitarbeiterdaten und übernimmt das Ergebnis.

Können wir die Abrechnung beim Steuerberater lassen?

Ja, genau dafür ist das Paket gedacht. Ihr Steuerbüro rechnet weiter in DATEV ab und erhält die Mitarbeiterdaten als Datei aus SAP Business One. Die Abrechnung kommt als Datei zurück.

Funktioniert das auch, wenn wir selbst abrechnen?

Ja. Das Paket unterstützt auch Unternehmen, die die Personalabrechnung selbst mit DATEV Lohn und Gehalt oder LODAS durchführen.

Wie kommen die Mitarbeiterdaten zu DATEV?

In der Mitarbeiterliste von SAP Business One werden die Mitarbeitenden ausgewählt und übertragen. Die Daten werden in eine Datei exportiert, die an das Steuerbüro geht. Zusätzliche Spalten zeigen den letzten erfolgreichen Transfer.

Welche Mitarbeiterdaten werden übertragen?

Allgemeine Daten wie der Name, die Privatadresse, persönliche Daten ohne Reisepassangaben und Finanzdaten ohne Mitarbeiterkosten. Angaben etwa zur Sozialversicherung ergänzt das Steuerbüro in DATEV.

Wie kommen die Lohnbuchungen in die Finanzbuchhaltung?

Die Abrechnungsdatei des Steuerbüros wird im Eingangsverzeichnis abgelegt. SAP Business One legt daraus einen vorerfassten Buchungsbeleg an und benachrichtigt den zuständigen Benutzer, der ihn prüft und verbucht.

Was wird technisch vorausgesetzt?

Eine Firmendatenbank mit Lokalisierung für Deutschland und die SAP Business One Integrationskomponente mit aktiviertem Szenario DATEV-HR. Installation und Einrichtung übernehmen wir.

Funktioniert das mit mehreren Gesellschaften?

Ja. Mitarbeiterdaten lassen sich aus mehreren Firmendatenbanken übertragen und Abrechnungen in mehrere Firmendatenbanken einlesen. Die Zuordnung erfolgt über den Datenbanknamen in der Abrechnungsdatei.

Was kostet die Anbindung?

Der Aufwand hängt von der Zahl der Gesellschaften, dem Zustand der Mitarbeiterstammdaten und der Abstimmung mit Ihrem Steuerbüro ab. Eine erste Einschätzung liefert die Online-Kalkulation. Kosten auf der DATEV-Seite klären Sie mit DATEV oder Ihrem Steuerbüro.

Gilt das auch für Österreich und die Schweiz?

Nein. Das Paket setzt eine Firmendatenbank mit Lokalisierung für Deutschland voraus. Für Gesellschaften in Österreich oder der Schweiz klären wir die passende Lösung im Gespräch.

Wer betreut uns nach der Einführung?

Dieselben Ansprechpartner, die das Projekt begleitet haben. Beratung, Implementierung und Support kommen bei uns aus einem Haus, mit persönlicher Durchwahl statt Ticketnummer als einzigem Kontakt.

Nächster Schritt

Rechnen Sie durch, was die Anbindung an DATEV kostet

Mit der Online-Kalkulation erhalten Sie eine erste, unverbindliche Einschätzung. Für das Gespräch hilfreich: die Zahl Ihrer Gesellschaften und Mitarbeitenden, die DATEV-Anwendung Ihres Steuerbüros und ein Beispiel, wie die Lohnbuchung heute in die Finanzbuchhaltung gelangt.